1. Mais transparência e integração
Normalmente, um sistema de gestão empresarial é capaz de registrar quase todas as operações realizadas nele, bem como os dados lançados e consultados. Esses ficarão à disposição dos gestores, permitindo que monitorem os processos que passam pelo programa.
Um ERP é capaz de registrar quase todas as operações realizadas nele, bem como os dados lançados e consultados. Além de contar com diferentes módulos para cada setor do negócio. Os módulos trabalham em conjunto, pois muitos processos percorrem diferentes departamentos. As informações geradas nesse fluxo dos processos também ficam disponíveis, conforme as atribuições de cada colaborador e setor, para as pessoas envolvidas.
Sistemas de informações gerenciais também facilitam a fiscalização de órgãos do governo, especialmente se contam com práticas e processos adaptados aos padrões legislativos. Isso é importante, especialmente, para os módulos fiscais, contábeis e financeiros. Em suma, fica mais fácil registrar e repassar as informações que essas entidades necessitam ou requerem.
2. Redução de burocracia
Uma boa solução de gerenciamento, normalmente, é construída ao longo do tempo, isto é, sofre modificações e é atualizada com frequência, tendo por base as práticas de excelência identificadas no mercado.
A desenvolvedora coleta dados provenientes de experiências com vários negócios que utilizam o seu sistema para implementar melhorias, além de otimizar adequadamente o programa em relação às demandas dos negócios. Um dos objetivos é desenvolver fluxos mais ágeis, que podem ser feitos automaticamente ou com o mínimo de obstáculos como a alta burocracia.
Além disso, a digitalização de documentos torna mais fácil compartilhá-los rapidamente entre os colaboradores. Isso permite que processos de autorização, de coleta de assinaturas ou que dependem de regras externas — operações bancárias, jurídicas, fiscais, etc. — sejam efetuados sem tantos entraves burocráticos.
3. Automatização de processos
Com a automatização de processos é possível otimizar a gestão da cadeia produtiva. Por exemplo, após um colaborador lançar dados sobre o recebimento de um item, automaticamente o sistema pode emitir documentos relacionados a ele. Além de notificar outros colegas informando que a mercadoria está pronta para venda.
Na Indústria 4.0, a automatização de equipamentos e o uso de sensores, etiquetas RFID (Radio Frequency Identification) e de câmeras potentes, permite atualização quando o produto sai do estoque. Dessa forma, o setor financeiro saberá se houve venda e poderá produzir as informações e os registros referentes à operação.
O controle de recursos, de custos, de itens em circulação na empresa, dentre outras atividades, é mais eficiente. Isso porque permite verificar o que ocorre nos armazéns da companhia em tempo real. Outros procedimentos automatizados no setor financeiro envolvem:
criação do fluxo de caixa e controle de caixa, além do lançamento de dados;
realização de cálculos e processamento de informações para obtenção de indicadores, estatísticas e outras métricas;
organização e estruturação dos relatórios, de modo a facilitar a leitura e análise deles;
formas de pagamento mais rápidas e eficientes;
emissão de documentos;
controle de movimentações financeiras,
cotação de produtos, que pode ser feita em conjunto com o setor de compras.
4. Redução de erros humanos
A automatização contribui para diminuir erros humanos nos processos repetitivos, cansativos e manuais. Por exemplo, uma vírgula lançada de forma indevida em uma conta pode causar alterações nas análises gerenciais. Ou um documento registrado incorretamente pode gerar problemas com o Fisco.
Para evitar essas situações, é importante contar com um sistema capaz de automatizar diferentes processos ou boa parte das etapas que os compõem. Automatizando as tarefas mais desgastantes, permite-se liberar os colaboradores para funções que exigem maior análise e criatividade. Inclusive, geram valor agregado mais alto para o negócio.
5. Decisões baseadas em dados
A produção de indicadores de desempenho pelo sistema de gestão integrada potencializa a tomada de decisões dos gestores. Afinal, com estatísticas, gráficos, porcentagens, etc., é possível entender melhor o desempenho da empresa, de seus departamentos e colaboradores.
Também dá para checar quais processos têm desempenho abaixo do esperado, o que permite mapear e identificar pontos que precisam de melhorias. Um RH baseado em dados, por exemplo, é capaz de escolher quais colaboradores precisam de desenvolvimento.
O sistema de gestão pode ser integrado a soluções de análise e processamento de dados, como Big Data ou Machine Learning. Assim, as informações obtidas terão maior qualidade e precisão, que poderão, inclusive, ajudar a mapear tendências, descobrir oportunidades ou reduzir riscos.
6. Conformidade com a legislação fiscal
Como mencionado, um sistema de gestão normalmente é desenvolvido tendo por base exigências fiscais, contábeis, financeiras, entre outras. Dessa forma, costuma ser atualizado em relação às leis do país, emitindo relatórios e documentos, como a nota fiscal eletrônica (NF-e), em conformidade com as regras.
A cada nova mudança nas normas, geralmente a desenvolvedora atualiza o sistema após consultar especialistas. Ou, até mesmo, integrar a sua solução com os programas disponibilizados pelo governo. Isso ajuda a evitar problemas com a legislação e, consequentemente, prevenir-se de multas, processos judiciais e outras sanções impostas pelo Fisco.
7. Posicionar a empresa para o crescimento
O ganho de escala precisa vir acompanhado de uma boa gestão, para que não se percam “os rumos” do negócio e não extrapolem os orçamentos. Nesse caso, o sistema de gerenciamento, especialmente um evolutivo e escalável, alojado na nuvem (Cloud), é essencial.
Ele é adaptável, ampliando ou reduzindo os seus recursos conforme o tamanho da empresa. Outro ponto positivo é a forma de acesso, que se dá via internet e, portanto, pode ser feita em qualquer hora, dia e lugar.
O sistema gerencial precisa ser adaptável ao porte da companhia, contendo processos que sejam eficientes tanto em pequenos, médios e grandes negócios. Em todo caso, o software de gestão empresarial escolhido precisará lidar com diferentes consequências do crescimento, como a necessidade de:
gerir vários locais;
lidar com a comunicação do pessoal;
gerenciar melhor os novos processos e aqueles oriundos dos sistemas legados ou básicos;
administrar e integrar também sistemas de outros negócios,
gerir adequadamente informações departamentais e o fluxo de dados entre elas.
Fonte:totvs
